Automatización de tareas con IFTTT y Zapier: Un paso más hacia la madurez digital

Hace años, en los albores de Internet, cuando las redes sociales no existían como ahora las conocemos y los programas en la nube eran casi desconocidos, la informatización de nuestro negocio se limitaba a mantener estable un programa de gestión y contabilidad en la red de nuestras instalaciones, atender el correo electrónico y a lo sumo cuidar algún tipo de lista de correo con la que informar a nuestros seguidores de nuestras ofertas y novedades.

El panorama actual difiere mucho de aquel tiempo. Además de trabajar con un programa de gestión administrativa y contable, actualmente es habitual contar con un programa de CRM para personalizar las relaciones con nuestro clientes. También son habituales los gestores de correo, calendarios de tareas y eventos como gmail que permiten sincronizar los datos entre todos nuestros dispositivos. Herramientas de productividad como Evernote, Trello o Target Process, que nos permiten establecer flujos de trabajo con nuestros compañeros. Si pisamos el terreno de las redes sociales estos servicios en nube se disparan. Pocos negocios disponen ya únicamente de una página de Facebook. A los veteranos en este campo Twitter, Google+ o Linkedin se unen los jóvenes Snapchat o Periscope que llegan pisando fuerte.

Redes sociales y nuevos servicios

Muchos nuevos servicios y herramientas que en muchos casos quedan desatendidos por falta de tiempo para su gestión.

¿Cómo puedo mantener una estructura con tantas redes sociales y servicios sin disponer de personal ni medios? Tal vez estos servicios de automatización de tareas nos puedan ayudar.

¿Que es la automatización de tareas?

Servicios como IFTTT y Zapier nos permiten vincular nuestras aplicaciones entre ellas, funcionando como nexo de unión. Mediante la ejecución de “disparadores” accederemos a la API de las aplicaciones que tengamos configuradas.

De esta manera podemos, por ejemplo, configurar una tarea que cada vez que publiquemos un nuevo artículo en nuestro blog WordPress automáticamente lo publique en nuestro Google+, Facebook, Twitter y Linkedin.

Podemos preparar nuestro gmail para que cada vez que nos llegue un correo nuevo lo reenvíe, guarde una copia de seguridad, lo publique como una nota en Evernote o que incluya la dirección en nuestro CRM.

Si usamos un gestor de productividad como Trello podemos enviar un correo cada vez que publiquemos una nueva actualización, o hacer que se sincronice con nuestro Google Calendar, convertir nuestras notas Evernote en apuntes de Trello

Flujo de trabajo Zapier

Zapier dipone de un listado de más de 160 aplicaciones soportadas y la oferta de IFTTT llega hasta las 190, entre las que encontraremos las redes sociales más importantes, programas de CRM, productividad, encuestas, etc. Es una lástima que aún no esté desarrollado el enlace con los gestores de newsletter como Mailrelay o Acumbamail, pero estamos seguros que dentro de poco estarán disponibles.

Diferencias entre IFTTT y Zapier

IFTTT lleva más tiempo en el mercado y su uso está muy extendido. La batería de aplicaciones soportada es enorme y el funcionamiento es bastante sencillo y amigable. La gran potencia de IFTTT se basa en los miles de “recetas personales” desarrolladas por los usuarios y disponibles en la red que nos permitirán sacar todo el jugo a la herramienta adaptándola a nuestras necesidades. Una de las principales ventajas de IFTTT es su integración con dispositivos móviles, donde gana por goleada a otras opciones similares del segmento.

Zapier es también una plataforma muy extendida en el ámbito empresarial; cuenta con un modelo premium y soporta aplicaciones pro. Tiene una flexibilidad y una integración mayor que la IFFTT y permite cadenas condicionales de más de dos elementos. (Si la traducción de IFTTT es “Si esto haz aquello” la de Zapier puede ser “Si esto haz aquello y luego eso otro”)

No sería justo hablar de IFTTT y Zapier sin mencionar Microsoft Flow y Workato. Microsoft Flow es la respuesta de Redmon a los automatizadores de tareas que aún está en desarrollo (contando con una beta integrada con 41 aplicaciones en este momento). Workato es uno de los últimos en llegar y aún no cuenta con demasiadas integraciones en su repositorio (unas 50 de momento), pero se está especializando en flujos condicionales personalizados y acabará haciéndose un hueco si los automatizadores continúan con su tendencia de crecimiento.

La era de la automatización

Estamos en el comienzo de la era de la automatización. IFTTT hace tiempo que se prepara para el internet de las cosas.

Los disparadores formarán parte de una capa de comunicación entre nuestros sensores (temperatura, energía, errores, …) y nuestros dispositivos (correo electrónico, teléfono móvil, etc). Los automatizadores de tareas serán los encargados de establecer estas comunicaciones.

En futuras entregas continuaremos viendo algunos ejemplos de uso y otras importantes funciones de estas versátiles herramientas.

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